1.- Responde todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrado: los clientes y tus compañeros desean que las llamadas sean respondidas lo más antes posible.

2.- Contesta con una voz amable y entusiasta: la voz es la única impresión que se llevarán los clientes y tus compañeros, puesto que no te pueden ver. Por eso se debe tratar de ser lo más amablemente posible.

3.- Saluda – preguntar cómo se encuentra la otra persona – motivo de llamada: el primer paso al contestar una llamada entrante es responder con el saludo, preguntar cómo se encuentra la otra persona y por ultimo preguntar el motivo de la llamada.

4.- Habla con claridad y emplea un tono de voz claro y constante: la comunicación debe ser legible, sin interferencias ni ruidos de tu parte. Ten en cuenta que levantar mucho la voz puede saturar el volumen e incomodar al cliente o compañeros.

5.-Utiliza un lenguaje formal:por más que el cliente o compañero te brinde confianza, no utilices malas palabras. 

6.- Cuando recibas una llamada toma nota y pregunta: nombre de quien llama – asunto – a quien busca: si no entendiste el mensaje o algún dato pregunta de nueva cuenta. 

7.- Evita dejar llamadas en espera:un error común es dejar al cliente - compañeros en grandes tiempos de espera. En todo caso esto debe ser con su consentimiento. Si  esto va a tomar mucho tiempo, es mejor cortar y devolverle la llamada. 

8.- Evita utilizar el teléfono en altavoz:al contestar con altavoces se pierde la concentración en la llamada, además que pierde su condición de privada. Sólo se debe usar un teléfono con altavoz cuando sea necesario, es decir más de dos personas en una conversación.  

¡Practícalo!